善导会
私隐政策及个人资料收集声明
本「声明」适用于善导会（下称本会）的所有部门及服务单位，文中「我们」（视乎情况而定）指本会或其有关的部门及服务单位。
1. 私隐政策声明
1.1 我们的承诺
本会尊重个人私隐，而每位员工均以保障个人资料私隐为己任。本会作为资料使用者，会全力执行及遵守保障资料原则，以及《个人资料（私隐）条例》（下称条例）的各项有关规定。
我们会确保所收集、使用、保留、披露、转移、保安及存取的所有个人资料，必须遵照条例规定的责任及要求处理。
1.2 个人资料类別
概括而言，本会持有的个人资料有以下六大类：
- 人事资料：本会持有现职及前僱员的人事资料及记录。此外，本会亦持有应征本会职位的申请人资料，但会在招聘程序完成后销毁落选者的个人资料。
- 服务记录：包括现时及曾接受服务使用者因向本会申请服务而提供的个人资料及所有接受或转介服务的相关记录。
- 捐助者记录：包括向本会作出金钱及/或物资捐助的人士之个人资料、联络方法、银行或信用咭资料等。
- 义工/导师/支持者记录：包括所有参与协助本会活动、义务工作、培训活动、筹募工作的义工/导师/支持者的个人资料。
- 工程顾问/承办商/供应商记录：包括向本会提供服务及销售商品的工程顾问/承办商/供应商（包括其为本会服务的员工）。
- 其他记录：包括行政及运作方面的档案、处理查询、投诉及相关调查所收集的资料、参与社工及其他课程的实习、参与本会举办的推广及培训活动而提供的个人资料等。
1.3 保存个人资料的主要目的
一般而言，本会保存个人资料的主要目的如下：
- 人事记录：保存现职和前任僱员个人资料的目的，是要作人力资源管理用途和因本会服务或运作需要，例如：聘任、薪酬、福利、考勤、纪律行动、训练及职业发展，以及提供工作证明等有关的事宜。而保存职位申请人的资料是用以评核申请人是否适合受聘或委任某个职位。
- 服务记录：保存服务使用者个人资料，以处理他们向本会提出的服务申请，以便为他们提供或转介所需要的合适或必要的服务；该等资料亦可能用于本会日常运作、员工督导与培训、监察及检讨各项服务进展和发展、通讯及有关研究和调查。
- 捐助者记录：保存捐助者个人资料，以处理捐款及/或物资的相关行政工作，包括开立收据、致谢信、募集捐款/物资、捐款/物资纪录，以及推广本会的服务、通讯、活动推广及活动邀请等用途。
- 义工/导师/支持者记录：保存义工/导师/支持者的个人资料，用作本会及其服务单位举办的活动、培训及义务工作推广和邀请、通讯、培训、筹募、出席及服务时数记录。
- 工程顾问/承办商/供应商记录：保存工程顾问/承办商/供应商（包括其为本会服务的员工）的个人资料，用作本会甄选、聘请、管理、监督及评估他们向本会提供服务及销售商品。
- 其他记录：保存这些记录的目的各有不同，须视乎记录的性质而定，例如回应有关查询、投诉、安排社工实习及稍后的检讨、活动保险、培训登记及出席记录、统计及研究等。
1.4 实务
本会副总幹事负责监察及监管本会职员依从条例的规定，並统筹各服务单位及部门制订保障个人资料的内部措施及指引。
为确保各职员依从条例所载规定，本会备有：
- 「保障资料记录簿」；
- 「查阅资料要求表格（OPS003）」─ 资料当事人可利用这表格提出要求查阅和索取本会所持有关于他/她的个人资料；
- 「改正资料要求表格」─ 资料当事人可利用这表格提出要求改正本会所持有关于他/她的个人资料。
如欲向本会查阅及改正个人资料，或通知停止/重新接收本会的推广资讯，可向本会总办事处保障资料主任或其他相关指定人士提出有关要求。
1.5 浏览本会的网页
除网上捐款外，本会的网页的其他部份所设的Cookies（如有）不会用于收集个人资料。Cookies是可保存于网页使用者电脑内的小型电脑档案，功能是获取配置资料及分析网页使用者的浏览习惯。网页常会用Cookies追踪使用者喜好的网站主题，使用者可修改相关的互联网选项或电脑系统的浏览喜好设定，拒绝储取Cookies，使用者可能因此无法使用或启动我们的网页提供的某些功能。
此外，本会的网页会连结至其他网站，本会不会负责其他网站在处理个人资料的政策及保安。
2. 个人资料收集声明
2.1 收集个人资料原则
- 本会会遵循合法和公平的途径收集足够而不过量个人资料，而该等资料只可用于在收集时所述明的或与本会的服务和活动有直接关係的合法目的上。
- 本会采取所有合理可行措施确保所有收集或存有的个人资料准确，以符合收集目的之用。
- 本会采取所有合理可行措施删去不再需要使用的个人资料。
- 本会在收集资料前，会通知资料当事人收集资料的目的及可能向其他转介资料的人士类別。
2.2 收集个人资料的目的
- 为服务使用者提供及转介服务；
- 处理招募义工和导师、招募及僱用员工有关的程序；
- 处理捐款/物资的相关行政工作，包括开立收据、致谢信、募集捐款/物资、捐款/物资记录等；
- 用于与本会工作有关的通讯，提供筹款及服务资料如定期通讯、期刊等；
- 组织筹款、义务工作、培训及推广活动；
- 用作统计或资料研究和调查；
- 用于与本会的服务、筹款、推广、培训及其营运工作直接有关的其他目的。
2.3 未能提供资料的后果
除在资料收集表格内被指定为必须提供的资料外，提供其他个人资料乃属自愿性质。阁下如未能按要求提供必须的资料，将可能导致我们未能处理阁下的要求或提供服务。
2.4 保存及使用个人资料
- 所有提供予本会的个人资料将受到妥善储存及保密，避免未经许可或意外的查阅、处理或作其他用途。本会亦不会以任何形式将资料出售、租借及转让予任何人士或组织。
- 本会将依照在收集资料时所说明的目的使用该等资料。並保存相关资料至完成该目的为止。亦只有需要执行工作职务的本会员工或授权代表才可以使用及处理这些个人资料。
- 本会在有需要时会根据法定或合约责任或法院规定而提供个人资料，但他们须证明其取用资料的权利/权能。
- 资料当事人亦可以随时要求本会停止使用其个人资料作上述用途，费用全免。
2.5 查阅及更新个人资料
- 资料当事人有权要求查阅及改正本会备存有关他/她的个人资料，但不包括已达成使用的目的后而被删除的个人资料。本会会就处理查阅资料事宜上向当事人收取合理费用，详情如下：
- 行政费港币$70，包括10页影印本（以A4单面黑白影印）；及
- 以后每页港币$1（以A4单面黑白影印）。
- 当事人的查阅权利包括在缴付所需费用后，取得其个人资料的复本一份。
- 查阅及改正资料要求应以书面填交「查阅资料要求表格（OPS003）」或「改正资料要求表格」提出。
- 除根据条例获豁免事项，本会在接获查阅/索取/更正要求后，会先核对有关要求的真确性及有效性，並通常会在收到有关要求的40 日内以书面作出回覆。
2.6 修订声明
本声明内容将会不时修订/更新，请定期浏览本会网页www.sracp.org.hk查阅最新版本。中英文版如有差异或互相牴触，一概以中文版本为准。
2.7 查询
如阁下对本会的私隐政策及实务方面有任何查询，或欲查阅及改正个人资料，或通知停止/重新接收本会的推广资讯，请透过以下途径，向本会提出。
联络人员 ： 善导会 保障资料主任
地址 ： 香港湾仔轩尼诗道15号温莎公爵社会服务大厦702室
电话 ： 2527 4018
传真号码 ： 2865 3565
修订日期：01.04.2023 (取代08.04.2022版本) 本会註册名称: 香港善导会 (为註册担保有限公司)